Выбор систем управления фрилансерскими проектами совсем невелик: вы либо используете Translation Office 3000/TOM Solito, либо ведете учет в Word, Excel или подобной неспециализированной программе. Поэтому, когда я узнал о новой веб-системе Protemos, я внимательно изучил ее, как только появилось время. Посмотрим, что она может предложить фрилансеру.
Работа с Protemos начинается с регистрации в качестве фрилансера или агентства. Фрилансеры не могут передавать заказы другим исполнителям, зато система для них полностью бесплатна. Агентствам доступны функции субподряда, и для них Protemos обойдется в несколько тысяч рублей в месяц. Что ж, это хорошая бизнес-модель и адекватная цена.
После регистрации открывается мастер настройки учетной записи. Вам будет предложно выбрать оказываемые услуги, языковые пары, единицы объема (слово, час, страница), области специализации, валюты и способы оплаты: банковские реквизиты, адрес Paypal и т. п. Параметр с кривым названием Default payment condition определяет срок ожидания оплаты после выставления счета.
Весьма понравилась конвертация валют, которая выполняется автоматически по текущему курсу.
После завершения мастера вы попадаете в раздел «Проекты». На первый взгляд, кажется, что это форма создания нового проекта, но на самом деле это такой расширенный фильтр уже созданных проектов.
Хорошо, нажмем кнопку New Project… и наступаем на грабли:
Оказывается, для добавления проекта в систему необходимо вначале создать клиента. Почему эту информацию не запрашивает мастер настройки? Загадка.
Клиентов можно добавить в разделе Clients в левом меню, но форма добавления совершенно оторвана от реальности. Начинается она с создания учетной записи — видимо, с контактными данными клиента? Имя, фамилия и почта являются обязательными полями. Наверно, во вселенной, где живут разработчики Protemos, в штате компании-клиента только один сотрудник: он и с переводчиками общается, и по счетам платит, и будет счастлив получать уведомления от системы. Похоже, для каждого клиента придется вводить фальшивые данные.
После победы над формой добавления клиентов вы получаете новый уровень возможность добавить проект в систему. Это делается в два этапа: сначала вводятся общие данные и сроки выполнения:
Замечу, что эта форма тоже страдает синдромом фельдфебеля: поле Specialization является обязательным, причем значение по умолчанию установить нельзя — нужно каждый раз выбирать его вручную.
Затем на вкладке Finances указывается самое ценное: тип услуги, объем и цена за единицу. В один проект могут входить несколько услуг. Однако если проект подразумевает фиксированную оплату вне зависимости от объема, вы опять упретесь в обязательные поля: просто задать общую сумму нельзя, придется городить вот такую конструкцию:
После добавления нескольких проектов они отобразятся в разделе Projects в виде вот такой таблицы:
Выбрать отображаемые столбцы нельзя, сортировки тоже нет. Проект может находиться в одном из трех состояний: Active, Completed и Canceled. Почему нет Invoiced и Paid — непонятно.
Возможности управления проектами скромны, как тургеневская девушка. Создать копию имеющегося проекта нельзя: я, например, получаю множество одинаковых проектов, отличающихся только номером и сроком сдачи, — все этапы создания проекта придется каждый раз повторять. Напоминания о приближающемся дедлайне или о том, что пора выставить счет клиенту, не предусмотрены, я уже не говорю об интеграции с онлайн-календарями. Убрать неактуальные проекты куда-нибудь в архив невозможно. Да что там архивация — не работает обычное удаление проекта!
Теперь посмотрим, как «Протемос» предлагает выставлять счета. Переходим в раздел
Invoices и жмем кнопку New Invoice. Отобразится список проектов, для которых не созданы инвойсы; несколько работ в одной валюте для одного и того же клиента будут объединены в один инвойс:
Выбираем пару проектов и нажимаем Invoice selected. В первую секунду непонятно, что вообще произошло: где же форма создания инвойса с сотней обязательных полей? Однако сообщение Invoice has been successfully created намекает, что счет создается без нашей помощи. Разработчики — сказочные эльфы, не ведающие, что формат инвойса определяют не они, не заказчик и даже не сам переводчик, а, например, валютный контроль банка.
В правой части страницы есть пять кнопок: Download as PDF, Send to client, Mark as Sent, Update, Delete. По первой кнопке загружается фееричный инвойс. Пустые поля и дикий набор столбцов в таблице даже комментировать не хочется. Увы, без возможности редактировать макет выставление счетов совершенно бесполезно. Из-за этого функция отправки инвойса клиенту тоже использоваться не будет.
В разделе Reports можно посмотреть разноцветные круговые диаграммы — доходы по месяцам и по клиентам. Между прочим, разбиения по специализациям я не нашел — зачем ее вообще тогда указывать в свойствах проекта?.. Все это выглядит красиво, но практической пользы от этих отчетов мало — лучше бы здесь была диаграмма Гантта, отражающая ход выполнения текущих проектов.
Наконец, получив оплату по инвойсу, можно внести информацию об этом в систему. Для этого нужно либо выбрать инвойс и нажать Create Linked Payment, либо в разделе Payments создать новый входящий платеж и (опционально) привязать к нему инвойс. Здесь все работает примерно так, как ожидается.
Резюме:
Вердикт: хорошая попытка, Protemos, но я лучше по старинке буду вести учет в Excel.
UPD: разработчики прислали подробный ответ, следите за комментариями.
Разработчик — брат-близнец ТО3000, точнее, изгнанники из AIT :)
Так и ТО3000 не сильно лучше, еще и платный. Хорошей системы просто нет.
Ну почему же изгнанники… Несогласные скорее, которые решили, что сами могут сделать лучше…
А что хорошей системы нет… Допустим, что это так. Тогда давайте хотя бы попытаемся ее создать вместе :).
Спасибо! Пока руки доходили, уже готов отличный обзор.
Рад помочь :)
Параметр с кривым названием Default payment condition определяет срок ожидания оплаты после выставления счета.
Поменяем на “Default payment terms”. Можете предложить свой вариант.
на первый взгляд, кажется, что это форма создания нового проекта, но на самом деле это такой расширенный фильтр уже созданных проектов.
Мы свернем фильтр на странице проектов для новых пользователей, чтобы он не вводил в их в заблуждение. Тем более, что при отсутствии проектов он не имеет смысла. А когда проектов будет много, пользователь сможет его развернуть.
Оказывается, для добавления проекта в систему необходимо вначале создать клиента. Почему эту информацию не запрашивает мастер настройки? Загадка.
Изначально мы не хотели перегружать мастер настройки этой опцией, поскольку клиентов могут быть сотни, подготовка файла импорта клиентов их екселя может занять время, и не каждый захочет тратить время на это при регистрации. Мастер настройки предназначен для ввода базовых системных значений. Клиентов же можно ввести уже после регистрации. Об этом написано в руководстве по началу работы, ссылка на которое присылается в письме подтверждения регистрации.
Но, безусловно, нужно учесть этот нюанс. Думаю, мы добавим опцию создания клиента в мастер, только она будет не обязательной.
Наверно, во вселенной, где живут разработчики Protemos, в штате компании-клиента только один сотрудник: он и с переводчиками общается, и по счетам платит, и будет счастлив получать уведомления от системы.
Похоже, у вас не было времени, чтобы разобраться с этой частью функционала, поэтому некоторая информация здесь неверна. Вы можете создавать клиента-компанию и клиента-частное лицо. У частного лица, естественно, за все отвечает один человек.
Если Client был добавлен как Company, то у этого клиента есть раздел “Contact persons” куда можно занести хоть весь персонал компании, с контактами, position и др. полями. Есть и отдельный признак “Invoicing” – персона, которая будет отвечать за инвойсы и оплату. На форме отправки инвойса клиенту этот пользователь будет автоматически добавлен в Recipient list, куда по желанию можно добавить и других Contact persons. Но хотя бы один контакт создать для компании нужно изначально. Что касается уведомлений от системы, клиент получит только те, которые вы сами отправите (например, письмо с инвойсом). Поэтому клиента система беспокоить не будет.
Поэтому вводить фальшивые данные не нужно – это неверное утверждение, которое может ввести в заблуждение тех, кто еще не пробовал работать с Protemos.
Замечу, что эта форма тоже страдает синдромом фельдфебеля: поле Specialization является обязательным, причем значение по умолчанию установить нельзя — нужно каждый раз выбирать его вручную.
Мы сделаем это поле необязательным. Кроме того, мы работаем над созданием шаблонных проектов. Т.е. если вы выполняете какие-то однообразные проекты для одного и того же клиента, вы сможете создать шаблон с указанием неменяющихся значений (клиент, контактное лицо, специализация, языки и т.д.), а затем создавать проекты, вводя отличающиеся данные.
если проект подразумевает фиксированную оплату вне зависимости от объема, вы опять упретесь в обязательные поля: просто задать общую сумму нельзя, придется городить вот такую конструкцию:
Да, проблема существует. Уже были запросы до вашего обзора. “Fixed price” для Projects (обе версии системы) и Jobs (для Enterprise) будут реализованы.
Выбрать отображаемые столбцы нельзя, сортировки тоже нет.
Это утверждение только частично соответствует действительности.
Сортировка есть, и на вашем скриншоте видно, по каким столбцам она присутствует. По некоторым она бессмысленная и не поможет получить нужные данные. Для этого лучше воспользоваться фильтром. Постепенно добавляем сортировку, где ее еще нет.
Настройка отображаемых столбцов есть в планах
Проект может находиться в одном из трех состояний: Active, Completed и Canceled. Почему нет Invoiced и Paid — непонятно.
Статусы «Invoiced» и «Paid» никак не исключают статусов «Active», «Completed» и «Canceled». Проект может быть «Active», но уже заинвойсен вами и оплачен клиентом. Т.е. статус завершённости проекта и статус оплаты – это совершенно не связанные друг с другом вещи. Например, вы можете работать по предоплате или выставлять инвойс до начала работы. Каким статусом тогда отметить незавершенный, но уже оплаченный проект?
Поэтому в системе разделено производство и финансы. Проект содержит суммы к оплате (receivables), которые имеют свои статусы «Invoiced» и «Not Invoiced». Инвойсы, в свою очередь, имеют статусы «Not covered», «Partially covered» и «Fully covered». Платежи могут быть связаны с инвойсами и иметь статусы «Not covered», «Partially covered» и «Fully covered». Если бы все эти статусы инвойсов и оплаты вынести в проект, была бы путаница.
Статусы сумм к оплате, инвойсов и платежей вы можете легко просмотреть на соответствующих страницах (см. меню Finance). Также вы можете отфильтровать проекты, в которые не внесены суммы к оплате, чтобы внести их позже.
Создать копию имеющегося проекта нельзя:
Это ненадолго :). Возможность клонировать (копировать) Quotes (обе версии системы) и Jobs (для Enterprise) появилась в v1.13, для Projects это будет реализовано в следующем релизе v1.14.
Я, например, получаю множество одинаковых проектов, отличающихся только номером и сроком сдачи, — все этапы создания проекта придется каждый раз повторять.
О шаблонных проектах написано выше.
Напоминания о приближающемся дедлайне
Добавили в список будущих функций.
или о том, что пора выставить счет клиенту
Инвойс может отсылаться еще до того, как проект начнется или после того как он полностью завершен. Пользователь может выставить инвойс, который покрывает полностью или частично несколько проектов за какой-то период. С одними клиентами возможна работа исключительно по 100% предоплате, с другими по частичной, с третьими с оплатой только по факту приема проекта клиентом и т.д. Будем благодарны, если вы изложите свое видение того, по какому параметру/критерию/событию определять, что нужно отправлять ремайдер.
Убрать неактуальные проекты куда-нибудь в архив невозможно.
Возможно. Только это реализуется не архивацией, а фильтрацией. Т.е. на странице со списком проектов можно установить фильтр, который будет прятать незавершенные проекты, проекты за определенный период времени и т.д. Фильтр запоминается, и вам не нужно каждый раз его настраивать. Т.е. старые проекты вам не мешают, так как фильтр их прячет.
Да что там архивация — не работает обычное удаление проекта!
Исправили, спасибо за найденный баг.
Разработчики — сказочные эльфы, не ведающие, что формат инвойса определяют не они, не заказчик и даже не сам переводчик, а, например, валютный контроль банка.
Все мы ведаем :).
Действительно, шаблоны инвойсов нужно еще приспосабливать под разные юрисдикции и капризы банков и клиентов. То, что сейчас создает система, подходит для 95% пользователей, у которых нет такой жесткой зарегулированности, так как их клиенты и банки не придираются к стандартному формату.
Для тех, кому не так повезло с юрисдикцией, банком или клиентом, мы собираемся разработать дополнительные шаблоны. Только здесь нам нужны будут образцы файлов от вас.
Еще мы понимаем, что нужна локализация инвойсов на другие языки. Все это будет, только дайте нам время :).
В разделе Reports можно посмотреть разноцветные круговые диаграммы — доходы по месяцам и по клиентам. Между прочим, разбиения по специализациям я не нашел — зачем ее вообще тогда указывать в свойствах проекта?..
От специализации зависят расценки. Медицина, UI и Маркетинг могут оплачиваться по разным тарифам и это реализовано в системе. В репорты статистику по Specializations можно добавить, как и очень много еще чего. По мере развития проекта и актуальности тех или иных репортов мы их добавляем.
Диаграмма Гантта, отражающая ход выполнения текущих проектов.
Спасибо за идею, добавим.
Из-за стремления постричь всех пользователей под одну гребенку придется выполнять лишние действия и искать обходные пути.
Мы уже получили много фидбеков, часть наиболее востребованных реквестов уже реализована, другие в стадии разработки и добавлены в todo. Protemos в состоянии активного девелопмента и мы открыты к диалогу по улучшению системы. Конечно, мы не можем сделать ее идеальной и подходящей для всех, но мы можем сделать ее самой лучшей в своей категории и учесть интересы большинства пользователей. Но для этого нам нужны ваши отзывы. Просто не молчите, а пишите нам о проблемах, мы ведь не сможем сами о них догадаться :).
Нет не то что интеграции с онлайн-календарями, но и простых напоминаний.
Интеграцию с онлайн-календарями добавили в todo. Пожалуйста, напишите какие еще ремайндеры, кроме упомянутого выше дидлайна, вы хотели бы видеть в системе.
Выставлением счетов пользоваться невозможно.
Инвойсинг будет существенно доработан и при этом сотни компаний и фрилансеров уже пользуются системой. То есть функция в текущем виде устраивает 90% пользователей. Остальным 10% она не подходит по ряду причин (законодательство, требования клиента/банка/язык и т.д.). Это мы намеренны постепенно исправить внедрением новых шаблонов.
Например, список проектов без указанной суммы можно посмотреть в разделе Projects, а список проектов без инвойса — только в разделе Client receivables.
Мы добавим “Invoicing status” с тремя возможными статусами – Fully Invoiced, Partially Invoiced, Not Invoiced как и другие новые колонки по фидбекам пользователей. Но только после реализации возможности пользователю кастомизировать список отображаемых колонок в таблицах. Иначе UI будет нереально перегружен и количество недовольных пользователей, которым не нужны абсолютно все колонки, будет еще больше.
Вердикт: хорошая попытка, Protemos, но я лучше по старинке буду вести учет в Excel.
Это не попытка, это начало разработки новой и сложной системы. Это начало пути, который предлагаем пройти вместе. Мы очень хотим, чтобы в будущем в вашем блоге появилась статья “Почему я отказался от Excel и перешел на Protemos”, поэтому будем работать над исправлением найденных вами неудобств.
Для того, чтобы пользователи понимали, что это не финальная версия системы и Protemos активно развивается, мы будем более детально освещать на сайте в новых разделах Changelog и Roadmap, что уже доступно в новых релизах, что в разработке и с каким приоритетом.
С уважением, Эльфы из Protemos)))
> Поменяем на “Default payment terms”
Это вполне разумный вариант.
> Клиентов же можно ввести уже после регистрации.
Да, но пока нет клиентов, проекты создавать нельзя. Как пользоваться системой управления проектами, не создавая проекты? Между прочим, я не считаю, что привязка проекта к клиенту должна быть обязательной. У проекта только два неотъемлемых свойства — название и дата начала.
> Вы можете создавать клиента-компанию и клиента-частное лицо.
Да, с этим не разобрался.
> Поэтому вводить фальшивые данные не нужно
Как же не нужно? Вы же сами пишете «хотя бы один контакт создать для компании нужно изначально». Поймите, есть бюро, с которыми вообще никакой переписки по почте не ведется — все коммуникации только через их корпоративный портал. Личные данные клиента должны быть опциональными.
> Каким статусом тогда отметить незавершенный, но уже оплаченный проект?
ОК, согласен. Предоплата для фрилансера — вещь настолько редкая, что я про нее забыл.
> Поэтому в системе разделено производство и финансы.
Я не против разделения — я за то, чтобы была возможность посмотреть сводную информацию на одной странице.
> Будем благодарны, если вы изложите свое видение того, по какому параметру/критерию/событию определять, что нужно отправлять ремайдер.
Навскидку, особо не думая:
— напоминалка за %d часов/дней/минут до дедлайна;
— напоминалка «проект не завершен до дедлайна, статус overdue»;
— напоминалка «пора выставлять счет»;
— напоминалка «по условиям договора вам должны прийти деньги».
Да, насчет выставления инвойсов. Бывают особо хитрые клиенты, которым инвойс нужно высылать не просто по завершению проекта, а в фиксированную дату — например, в последний день месяца.
> Возможно. Только это реализуется не архивацией, а фильтрацией.
В таком случае нужна поддержка нескольких фильтров с возможностью быстро переключаться между ними.
> То, что сейчас создает система, подходит для 95% пользователей
Я рад за 95% пользователей, но я смотрю со своей колокольни. Без возможности свободного редактирования макета инвойса я не смогу пользоваться этой функцией.
> сотни компаний и фрилансеров уже пользуются системой.
Простите, не могу удержаться: неужели никто из сотен пользователей до меня не пытался удалить проект? ;-)
> Мы очень хотим, чтобы в будущем в вашем блоге появилась статья “Почему я отказался от Excel и перешел на Protemos”
Я буду только рад написать такую статью :) Как я сказал в комментарии выше, хорошей системы на рынке просто нет. Вы можете быть первыми.
Спасибо за комментарий. Отвечу без цитат, чтобы не удлинять ответ…
1. Мы планируем добавить возможность создавать проекты без клиента, т.е. для себя, это уже просили другие пользователи. Но тогда система не может выставить инвойс по этим клиентам, ибо некому…
2. Я так понимаю, вам нужны клиенты без контактов вообще. Идея интересная и в принципе реализуемая. Т.е. контактные данные можно сделать необязательными. Но здесь опять будет ограничение: если у клиента нет контакта, то невозможно будет отправить ему инвойс из системы. Придется загружать ПДФ инвойса на компьютер, а затем отправлять почтой
3. По напоминалкам записали, спасибо. По инвойсам, получается, нужно добавить настройки напоминалок в профили клиентов. Подумаем над вариантами.
4. По фильтрам согласен. У нас уже есть ТЗ по их полной переделке. Один из пунктов ТЗ – возможность сохранять фильтры на будущее. Еще они должны быть более гибкими, но при этом занимать меньше места.
5. «Простите, не могу удержаться: неужели никто из сотен пользователей до меня не пытался удалить проект? ;-)» Удаляли. Просто Вы словили этот баг на следующий день после релиза новой версии, в старой его не было. Такие вещи мы оперативно правим.
Добавлю, что некоторые из недостатков устранить технически просто, поэтому мы это сделаем относительно быстро. Некоторые моменты реализовать сложнее, поэтому нам потребуется на них больше времени. Но я могу сказать с уверенностью, что большинство проблем и неудобств, замеченных пользователями, будет устранено, это только вопрос требуемого (и доступного) количества рабочих часов программистов. Главное, чтобы пользователи не молчали :)
1 и 2. Разумеется, с ограничениями. В этом и должна проявляться гибкость системы, нехватку которой я критиковал.
Почему-то тот факт, что в проекте может не быть receivables и для такого проекта нельзя создать инвойс, вас не смущает. А идея о том, что у клиента может не быть контактных данных и такому клиенту нельзя отправить инвойс, вызывает отторжение :-)
3. Может быть, лучше не в профили клиентов, а в (будущие) шаблоны проектов? Не могу однозначно сказать, нужно смотреть на конкретную реализацию.
Здравствуйте, не нашел, как указывать стоимость проекта с учетом скидок за повторы.
Проекты, как правило, приходят таком виде:
1262 Unique Matches at 0.XX USD = XXX USD
142 Fuzzy Matches at 0.YY USD = YYY USD
129 Repetitive Text at 0.ZZ USD = ZZZ USD
Total: ХХХХ USD
А в Протемосе есть только стоимость за единицу и кол-во единиц (без учета fuzzy matches).
Lump Sum, как на картинке у автора статьи, в фриланс-версии не обнаружил.
Здравствуйте, Олег. Lump мне пришлось добавить вручную в список доступных единиц.
О, спасибо! Нашел, где это.